Упрощенная система налогообложения

Заполнение Книги учета доходов и расходов

Дата публикации 05.07.2024

Книга учета доходов и расходов состоит из титульного листа и четырех разделов:

Титульный лист

При заполнении титульного листа (см. Рис. 1) в числе прочих данных об организации (индивидуальном предпринимателе) обратите внимание на строку "Объект налогообложения". В зависимости от выбранного объекта по данной строке следует указать либо "Доходы" либо "Доходы, уменьшенные на величину расходов". Объект налогообложения, указанный в данной строке титульного листа, должен совпадать с объектом, указанным в Уведомлении о возможности применения упрощенной системы налогообложения, полученном от налогового органа.

В строке "на 20__ год" указывают календарный год, за который ведется книга учета.

В поле "Дата (год, месяц, число)" указывают дату начала ведения книги учета доходов и расходов. Например, если налогоплательщик ведет книгу с 1 января 2024 г., то в данном поле указывают: 24.01.01.

В строке "Налогоплательщик (наименование организации/фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя)" отражают наименование организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя (полностью, без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность, отчество - при наличии).

В поле "по ОКПО" нужно проставить код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций, который присвоен вам органами государственной статистики. Сведения о кодах ОКПО размещаются в Интернете в формате открытых данных по адресу https://websbor.gks.ru/online/info.

В поле с ИНН и КПП организации или ИНН ИП укажите ваши реквизиты в зависимости от того, кто применяет УСН: организация или ИП.

В строке "Номера расчетных и иных счетов, открытых в банках" нужно отразить номера всех открытых счетов и наименования банков, в которых они открыты.

Рис. 1

Раздел I. Доходы и расходы

Таблица раздела состоит из пяти граф:

В графе 1 Указывается порядковый номер записи.
В графе 2 Указываются дата и номер первичного документа, на основании которого вносится запись.

Если речь идет о получении доходов, то под первичным документом подразумевается платежный или иной документ, подтверждающий поступление средств.

Это объясняется тем, что датой получения доходов является день поступления денежных средств на счета в банках и (или) в кассу, получения иного имущества (работ, услуг) и (или) имущественных прав, а также погашения задолженности (оплаты) налогоплательщику иным способом (кассовый метод) (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). То есть выплаченные авансы не учитываются при формировании налоговой базы, а расходы по оплате товаров (работ услуг) включаются в Книгу учета доходов и расходов на основании наиболее позднего по дате первичного документа:
  • либо платежного или иного документа, подтверждающего оплату товаров (работ, услуг) - в случае постоплаты;
  • либо документа, подтверждающего получение товаров (работ, услуг), - в случае предоплаты.
Если списание в расходы происходит позже даты документа оплаты или даты документа оприходования (например, при реализации товара), то в графе 2 все равно указывается дата одного из вышеуказанных документов
В графе 3 Указывается содержание регистрируемой операции.

Например, "Поступление средств за товары (работы, услуги)" или "Оплата полученных товаров (работ, услуг)", "Выплата заработной платы сотрудникам" и т.д.
В графе 4 Указываются только те суммы, которые являются доходом налогоплательщика и не указываются суммы, не являющиеся доходом налогоплательщика, применяющего УСН.

Организации, которые до перехода на упрощенную систему налогообложения при исчислении налога на прибыль организаций использовали метод начислений, при переходе на УСН в графе 4 отражают суммы денежных средств, полученные до перехода на УСН в оплату по договорам, исполнение которых налогоплательщик осуществляет после перехода на УСН. Эти суммы отражаются на дату перехода на УСН.

Не включаются в "доходы" денежные средства, полученные после перехода на УСН, если по правилам налогового учета по методу начислений указанные суммы были включены в доходы при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.
В графе 5 Указываются только те суммы (без НДС), которые являются расходом налогоплательщика (ст. 346.16 НК РФ). Подробнее об учитываемых расходах читайте в статье.
Сумма НДС, уплаченная в составе платежа, указывается в этой же графе, но отдельной строкой.
См. статью Порядок определения расходов.

Расходы по оплате стоимости товаров , приобретенных для дальнейшей реализации, без НДС и отдельно суммы НДС учитываются при определении налоговой базы по мере реализации указанных товаров (см. подробнее).

Вести учет расходов должны только налогоплательщики, выбравшие объект налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов. Если налогоплательщик выбрал объект налогообложения в виде доходов, то он не обязан, но может вести учет расходов в Книге учета доходов и расходов (п. 11 Порядка).

Налогоплательщики, применяющие объект "доходы", отражают:
  • суммы выплат на содействие самозанятости безработных граждан и стимулирование создания безработными гражданами, открывшими собственное дело, дополнительных рабочих мест за счет средств бюджетной системы РФ;
  • фактически осуществленные расходы за счет средств финансовой поддержки, выделяемых на развитие малого и среднего предпринимательства.

    Кроме того, могут отражаться иные расходы, связанные с получением доходов, облагаемых в рамках УСН.

По строкам раздела "Доходы и расходы" (см. Рис. 2) в хронологическом порядке (возможно, отличном от дат, указываемых в графе 2) заносятся данные о хозяйственной деятельности налогоплательщика в течение квартала на одной или нескольких страницах Книги (в зависимости от количества операций). После внесения последней за квартал записи следует сложить все суммы и итог записать в строку "Итого за I квартал" на той странице Книги, на которой сделана последняя за квартал запись. Пустые строки (если они есть) между последней заполненной строкой и итоговой строкой следует прочеркнуть.

В Книгах учета доходов и расходов, которые можно купить в розничной сети, чаще всего строка "Итого за квартал" есть на каждой странице. В Порядке не указано, следует ли заполнять итоговую строку на каждой заполненной за квартал странице. Не указано также, какую именно итоговую сумму следует указывать на каждой странице, если операции за отчетный период (квартал) отражаются на нескольких страницах Книги. По мнению авторов, удобнее на каждой странице указывать итоговую сумму по данной странице, а на последней за квартал странице указать итог за квартал.

При заполнении раздела "Доходы и расходы" за полугодие, девять месяцев и год следует заполнить итоговую строку за второй, третий и четвертый кварталы, а также итоговую строку за полугодие, девять месяцев и год соответственно. Порядок указания итогов по этим строкам в случае заполнения нескольких страниц за каждый квартал также не регламентирован. Полагаем, что итоговую строку за очередной квартал на каждой странице следует заполнять, как описано выше (на каждой странице указывать итог по странице, а на последней - итог за квартал), а итоговую строку за соответствующий налоговый период - только на той странице, на которой сделана последняя запись за соответствующий налоговый период.

Рис. 2

Справка к разделу 1

Заполняется (см. Рис. 3) только по итогам налогового периода и только налогоплательщиками, выбравшими в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов:

Рис. 3

Раздел II. Расчет расходов на приобретение (сооружение,изготовление), достройку, дооборудование, реконструкцию,модернизацию и техническое перевооружение основных средств,а также на приобретение (создание самим налогоплательщиком)нематериальных активов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу

Раздел II (см. Рис. 4) Книги заполняют только налогоплательщики, выбравшие в качестве налоговой базы доходы, уменьшенные на величину расходов. В нем налогоплательщики рассчитывают величину расходов на приобретение (создание) основных средств (нематериальных активов), которые можно принять в уменьшение налоговой базы в данном отчетном (налоговом) периоде.

Налогоплательщик, применяющий УСН, должен заносить в книгу все хозяйственные операции, осуществленные в течение налогового периода, в хронологическом порядке (п. 1 Порядка). Соответственно, в тех отчетных (налоговых) периодах, в которых приобретены (созданы) основные средства (нематериальные активы), следует сделать запись в разделах I и II.

Если оплаченные основные средства (нематериальные активы) числятся на балансе организации на дату перехода организации с обычной системы налогообложения на упрощенную, то записи по таким основным средствам начинают делать в разделе II с даты перехода на УСН. Если на дату перехода организации с обычной системы налогообложения на упрощенную на ее балансе числятся еще не оплаченные основные средства, то записи по таким основным средствам в разделе II следует начать делать с месяца, следующего за месяцем оплаты основных средств.

Подробнее об учете ОС см. Учет основных средств при УСН.

Расходы на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств, достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств, а также расходы на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов отражаются в данном разделе отдельно по каждому объекту (п. 21 Порядка).

Раздел II Книги учета доходов и расходов состоит из шестнадцати граф. Порядок заполнения той или иной графы зачастую зависит от времени приобретения основного средства и рассматривается ниже.

Если основное средство (нематериальный актив) приобретены (созданы) и оплачены в периоде, когда организация применяет УСН, то графы 7, 8, 14 и 15 не заполняются.

В графе 1 Указывается порядковый номер операции (записи)
В графе 2 Указывается наименование объекта основных средств (нематериальных активов), расходы на приобретение которых подлежат учету в данном отчетном (налоговом) периоде. Наименование объекта указывается в соответствии с техническим паспортом, инвентарной карточкой и иными документами
В графе 3 Указывается число, месяц, год оплаты объекта основных средств (нематериальных активов) на основании первичных документов
В графе 4 Указываются число, месяц и год подачи документов на государственную регистрацию (если право на основное средство подлежит государственной регистрации)
В графе 5 Указываются число, месяц и год ввода в эксплуатацию (принятия к бухгалтерскому учету) объекта основных средств (нематериальных активов)
В графе 6 Указывается первоначальная стоимость основного средства и объекта нематериальных активов, определяемая в соответствии с положениями нормативных правовых актов бухгалтерского учета (ФСБУ 6/2020, ФСБУ 26/2020, ФСБУ 14/2022, Положение по бухгалтерскому учету "Учет нематериальных активов" ПБУ 14/2007). При этом следует иметь в виду, что в расходы можно включать только стоимость основных средств и нематериальных активов, которые признаются амортизируемым имуществом в соответствии с положениями главы 25 НК РФ, то есть основное средство и/или нематериальный актив используется для извлечения дохода (п. 1 ст. 256 НК РФ).

Внимание! Первоначальная стоимость приобретенного (сооруженного, изготовленного) ОС учитывается в порядке, предусмотренном пп. 1 и 2 п. 3 ст. 346.16 НК РФ, то есть стоимость основного средства и/или нематериального актива указывается в графе 6 только в том отчетном (налоговом) периоде, когда произошло наиболее позднее из следующих событий:
  • объект ОС полностью оплачен;
  • объект ОС введен в эксплуатацию (принят к бухгалтерскому учету)
  • поданы документы на госрегистрацию прав на объект.
Первоначальная стоимость приобретенного (созданного самим налогоплательщиком) объекта НМА в период применения УСН отражается в графе 6 в том отчетном (налоговом) периоде, в котором произошло последним по времени одно из следующих событий:
  • принятие объекта нематериальных активов на бухгалтерский учет;
  • оплата (завершение оплаты) расходов на приобретение (создание самим налогоплательщиком) объекта нематериальных активов.
Расходы на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение отражаются в графе 6 в том отчетном (налоговом) периоде, в котором произошло последним по времени одно из следующих событий:
  • ввод в эксплуатацию объекта основных средств;
  • подача документов на государственную регистрацию прав на объект основных средств;
  • оплата (завершение оплаты) расходов на приобретение (сооружение, изготовление) объекта основных средств (п. 27 Порядка)
В графе 7 Данные вносятся только по объектам ОС и НМА, принятым в эксплуатацию до перехода на УСН:

указывается срок (в годах) полезного использования основного средства (нематериального актива), приобретенного в периоде применения общего режима налогообложения.

По основным средствам и нематериальным активам, приобретенным (сооруженным, изготовленным, созданным самим налогоплательщиком) и введенным в эксплуатацию (принятым к бухгалтерскому учету) в период применения упрощенной системы налогообложения, графа 7 не заполняется
В графе 8 Данные вносятся только по объектам ОС и НМА, принятым в эксплуатацию до перехода на УСН, указываются:
  • остаточная стоимость объекта ОС (НМА). Она определяется на дату перехода на УСН;
  • расходы на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств, приобретенных до перехода на УСН.
Внимание!
  • По объектам ОС (НМА), принятым в эксплуатацию и оплаченным в периоде применения общего режима налогообложения, данные включаются в расчет в первом отчетном (налоговом) периоде перехода на УСН.
  • По объектам ОС (НМА), принятым в эксплуатацию в периоде применения общего режима, но оплаченным в периоде применения УСН, данные включаются в расчет в том отчетном (налоговом) периоде, когда произошла полная оплата объекта
В графе 9 Указывается количество кварталов эксплуатации основного средства (оплаченного и принятого к бухгалтерскому учету) в налоговом периоде
В графе 10 Указывается доля стоимости (в %) приобретенного (сооруженного, изготовленного, созданного самим налогоплательщиком) объекта ОС или НМА, принимаемая в расходы за налоговый период в соответствии с п. 3 ст. 346.16 НК РФ:
В графе 11 Указывается доля стоимости (в %) приобретенного (сооруженного, изготовленного, созданного самим налогоплательщиком) объекта ОС или НМА, принимаемая как расходы в каждом квартале налогового периода:

графа 11 = графа 10 / графа 9.

Значение результата округляется до второго знака после запятой
В графе 12 Отражается сумма расходов на приобретение (сооружение, изготовление, создание самим налогоплательщиком) объекта ОС или НМА, которая включается в состав расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу за каждый квартал налогового периода.

Определение величины:
  • по объектам ОС или НМА, приобретенным (сооруженным, изготовленным, созданным самим налогоплательщиком) и введенным в эксплуатацию (принятым к бухгалтерскому учету) в период применения УСН:
    графа 12 =     графа 6 x (графа 11 / 100);
  • по объектам ОС и НМА, приобретенным (сооруженным, изготовленным, созданным самим налогоплательщиком) до перехода на УСН:
    графа 12 = графа 8 x (графа 11 / 100).
Сумма расходов, относящаяся к каждому кварталу налогового периода, по данной графе отражается в последнее число отчетного (налогового) периода в графе 5 раздела I Книги учета доходов и расходов.
В графе 13 Отражается сумма расходов на приобретение (сооружение, изготовление, создание самим налогоплательщиком) объекта ОС или НМА, включаемая в состав расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы, за налоговый период:

графа 13 = графа 12 x графа 9
В графе 14 Отражается сумма расходов на приобретение (сооружение, изготовление, создание самим налогоплательщиком) объекта ОС или НМА, учтенная в составе расходов, при исчислении налоговой базы по налогу за предыдущие налоговые периоды (данные графы 13 данного раздела за предыдущие налоговые периоды).

По ОС и НМА, приобретенным (сооруженным, изготовленным, созданным самим налогоплательщиком) и введенным в эксплуатацию (принятым к бухгалтерскому учету) в период применения УСН, графа 14 не заполняется
В графе 15 Отражается оставшаяся часть расходов на приобретение (сооружение, изготовление, создание самим налогоплательщиком) ОС и НМА, подлежащая списанию в последующих налоговых периодах:

графа 15 = графа 8 - графа 13 - графа 14.

По ОС и НМА, приобретенным (сооруженным, изготовленным, созданным самим налогоплательщиком) и введенным в эксплуатацию (принятым к бухгалтерскому учету) в период применения УСН, графа 15 не заполняется
В графе 16 Указываются число, месяц и год выбытия (реализации) объекта ОС или НМА
Всего за отчетный (налоговый) период За отчетный (налоговый) период отражаются суммарные значения показателей:
  • графы 6 "Первоначальная стоимость объекта ОС или НМА,
  • графы 8 "Остаточная стоимость объекта ОС или НМА,
  • графы 12 "Сумма расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы за каждый квартал налогового периода",
  • графы 13 "Сумма расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы за налоговый период",
  • графы 14 "Включено в расходы за предыдущие налоговые периоды применения УСН",
  • графы 15 "Оставшаяся часть расходов, подлежащая списанию в последующих отчетных (налоговых) периодах"

Рис. 4

Раздел III. Расчет суммы убытка, уменьшающей налоговую базу по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения

Раздел III (см. Рис. 5) Книги заполняют только налогоплательщики, выбравшие в качестве налоговой базы доходы, уменьшенные на величину расходов, только по итогам налогового периода (года) и только в том случае, если по итогам одного или нескольких предыдущих налоговых периодов были получены убытки.

Согласно п. 7 ст. 346.18 НК РФ налогоплательщик вправе уменьшить налоговую базу по единому налогу на сумму убытка, полученного по итогам тех предыдущих налоговых периодов, в которых налогоплательщик применял УСН с объектом "Доходы, уменьшенные на величину расходов". Согласно абз. 2 п. 7 ст. 346.18 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшать налоговую базу за данный налоговый период (год) на суммы убытков, возникших не более чем в 10 предыдущих налоговых периодах. Поэтому количество строк с 020 по 110 - десять.

Убыток, не перенесенный на следующий год, может быть перенесен целиком или частично на любой из последующих девяти лет. Если налогоплательщик получил убытки более чем в одном налоговом периоде, перенос таких убытков на будущие налоговые периоды производится в той очередности, в которой они получены (п. 39 Правил).

В строке 010 указывается сумма убытков, полученных по итогам предыдущих налоговых периодов, которые не были перенесены на начало истекшего налогового периода, а по кодам строк 20 - 110 указываются суммы убытка по годам их образования (соответствуют значениям показателей по кодам строк 150 - 250 раздела III Книги за предыдущий налоговый период).

В строке 120 налогоплательщик указывает налоговую базу за истекший налоговый период - данные строки 040 справочной части раздела 1 Книги доходов и расходов за налоговый период. Если в налоговом периоде получен убыток, строка не заполняется.

В строке 130 указывается сумма убытков, на которую налогоплательщик фактически уменьшил налоговую базу за истекший налоговый период (в пределах суммы убытков, полученных по итогам предыдущих налоговых периодов, которые не были перенесены на начало истекшего налогового периода, указанных по строке 010).

В строке 140 налогоплательщик указывает убыток, полученный за предыдущий налоговый период, - данные строки 041 справочной части раздела 1 Книги за предыдущий налоговый период. Если в предыдущем налоговом периоде убытка не было, строка не заполняется.

В строке 150 указывается сумма убытков на начало следующего налогового периода, которые налогоплательщик вправе перенести на будущие налоговые периоды (строка 010 - строка 130 + строка 140).
Значение показателя по коду строки 150 переносится в раздел III Книги за следующий налоговый период и указывается по коду строки 100.

В строках с 160 по 250 по графе 1 налогоплательщик указывает в порядке возрастания (сверху вниз) те налоговые периоды (годы), в которых были получены убытки. А в графе 3 по тем же строкам показываются соответствующие суммы, на которые налоговые базы в эти налоговые периоды (годы) так и не были уменьшены. Данные по этим строкам следует повторить в строках с 020 по 110 раздела III Книги за следующий налоговый период.

Важно отметить, что из формы книги, применяемой с 01.01.2024 исключен раздел, в котором в прежней форме (приложение № 1 к приказу Министерства финансов РФ от 22.10.2012 № 135н) отражались расходы, предусмотренные п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ, уменьшающие сумму налога, уплачиваемого в связи с применением УСН (авансовых платежей по налогу) (подробнее см. новость). В этом разделе отражались страховые взносы, выплаченные работникам пособия по временной нетрудоспособности и платежи (взносы) по договорам добровольного личного страхования.

Рис. 5

Раздел IV. Сумма торгового сбора, уменьшающая сумму налога, уплачиваемого в связи с применением УСН (авансовых платежей по налогу), исчисленного по объекту налогообложения от вида предпринимательской деятельности, в отношении которого установлен сбор

Раздел IV (Рис. 6) заполняется налогоплательщиком, выбравшим в качестве объекта налогообложения "доходы". В нем отражается сумма уплаченного торгового сбора, уменьшающая сумму единого налога (авансовых платежей по налогу), исчисленного по объекту налогообложения от вида предпринимательской деятельности, в отношении которого установлен торговый сбор (гл. 33 НК РФ).

В графе 1 Указывается номер регистрируемой операции
В графе 2 Указывается дата и номер первичного документа, на основании которого осуществлена регистрируемая операция
В графе 3 Указывается период, за который произведена уплата торгового сбора
В графе 4 Указывается сумма уплаченного торгового сбора

Рис. 6